Vad är arkiv?

Ordet arkiv har flera betydelser. Det kan vara en lokal där handlingar förvaras, en institution som förvarar och vårdar handlingar eller ett bestånd (samling) av handlingar.

Arkiven och dess handlingar skapas av en organisation eller verksamhet och visar det arbete som utförs. Varje arkivhandling har sin plats i ett större sammanhang. Därför hålls handlingarna samlade efter arkivbildare (den verksamhet som skapat handlingen) och den verksamhet där de ursprungligen uppstått (proveniens = ursprung).

I Sverige finns två olika typer av arkiv; allmänna och enskilda. Sedan 1937 omfattas de kommunala arkiven av offentlighetsprincipen där huvudregeln säger att de allmänna arkiven (som uppstår hos offentliga myndigheter) är offentliga, till skillnad från de enskilda arkiven (privata, företag m.fl).

Vissa allmänna handlingar omfattas av sekretess och då måste vi pröva om vi har rätt att lämna ut handlingen eller ej. Oftast kan delar av informationen lämnas ut utan problem, medan andra delar är hemliga.

Vår verksamhet styrs främst av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, där rätten att ta del av allmänna handlingar bestäms. Andra viktiga lagar är arkivlagen, kommunallagen, förvaltningslagen och de olika myndigheternas speciallagstiftningar.

De allmänna arkivens uppgift är:

• att skapa goda förutsättningar för att kunna följa offentlighetsprincipen
• att rättsskipningens behov tillgodoses
• att förvaltningens behov av information tillgodoses
• att mer långsiktigt vårda och värna kulturarvet.

Kommunala arkiv är stora kulturbärare och spelar ofta en viktig roll för både akademisk och mer amatörmässig forskning. Tyvärr har inte alltid förvaring och hantering av det äldre arkivmaterialet varit den bästa. Ofta har materialet förvarats hemma hos de förtroendevalda där arkivutrymmen saknats. Det har säkert bidragit till att det förekommer en del luckor i vårt arkivmaterial.